Regolamento di organizzazione e procedura dell’organismo di mediazione dell’ordine degli Ingegneri di Bologna

Ai sensi della disciplina di cui al D.Lgs 4 marzo 2010 n. 28 e di cui al Decreto Interministeriale 18 ottobre 2010 n. 180 e succ. mod. nonché in attuazione dell’art. 60 D.l. 18 giugno 2009, testo coordinato con la conversione in legge del D.l. n. 69/2013 ( L. 98 del 18 agosto 2013 )

INDICE

Art. 1 – Definizioni
Art. 2 – Ambito di applicazione del Regolamento
Art. 3 – Adempimenti della Segreteria
Art. 4 – Il Mediatore, il co-mediatore e i Mediatori ausiliari
Art. 5 – Criteri e modalità  di nomina dei Mediatori, dei co-mediatori e del Mediatori ausiliari
Art. 6 – Sede della Mediazione
Art. 7 – Avvio, durata del procedimento ed effetti della domanda di Mediazione
Art. 8 – Adesione al procedimento di Mediazione
Art. 9 – Presenza delle parti, dei difensori della parti e rappresentanza delle parti
Art. 10 – L’incontro preliminare di Mediazione
Art. 11 – Il procedimento di Mediazione e i poteri del Mediatore
Art. 12 – La proposta conciliativa
Art. 13 – Conclusione del procedimento di Mediazione
Art. 14 – Nomina di un esperto
Art. 15 – Riservatezza e diritto di accesso agli atti
Art. 16 – Spese di avvio, spese / indennità  di mediazione, patrocinio a spese dello Stato.
Art. 17 – Il tirocinio dei Mediatori
Art. 18 – Registro degli affari di mediazione, conservazione del fascicolo del procedimento, trattamento dei dati personali e rendicontazione.
Art. 19 – Sorte delle mediazioni pendenti
Art. 20 – Responsabilità  delle parti
Art. 21 – Legge applicabile

PREMESSA

I. L’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Ingegneri della Provincia di Bologna, di seguito denominato ‘ORGANISMO’, è iscritto al n. 737 del Registro degli Organismi di Mediazione presso il Ministero della Giustizia e amministra i procedimenti di mediazione a fini conciliativi ai sensi e per gli effetti delle proprie previsioni statutarie e della normativa vigente in materia.

II. Il deposito della domanda di mediazione nonché l’adesione della parte invitata al procedimento e ogni richiesta di differimento del primo incontro di mediazione costituiscono atto di accettazione del presente Regolamento;

III. Il presente Regolamento si applica, in quanto compatibile, ai procedimenti di mediazione e di conciliazione disciplinati da leggi speciali;

IV. Gli Allegati al presente Regolamento sono:

Allegato 1: Indennità  del servizio di mediazione e criteri di determinazione
Allegato 2: Codice Etico per i mediatori
Allegato 3: Dichiarazione di imparzialità  del Mediatore
Allegato 4: Scheda per la valutazione del servizio di mediazione

Art. 1 – DEFINIZIONI

Ai fini del presente Regolamento vengono usate le seguenti definizioni:

a) per ‘Regolamento’ si intende il presente Regolamento;

b) per ‘Organismo di Mediazione’ o, semplicemente, ‘Organismo’ si intende la struttura conforme al D.Lgs n. 28 del 04/03/2010 e successive modifiche, costituita presso l’Ordine professionale degli Ingegneri della Provincia di Bologna, con iscrizione al n. 737 dell’apposito Registro istituito presso il Ministero della Giustizia e deputata a gestire i procedimenti di mediazione ai sensi della normativa vigente. L’Organismo non fornisce consulenza legale.

c) per ‘Mediatore’si intende la persona fisica chiamata a svolgere, in forma individuale o collegiale, l’attività  di mediazione all’interno dell’Organismo di cui al punto a); il mediatore non decide la controversia, ma aiuta le parti nella composizione della stessa, tramite la ricerca di un accordo soddisfacente.

d) per ‘Mediazione’ si intende la procedura extragiudiziale, svolta con l’ausilio di un mediatore e finalizzata a facilitare la composizione bonaria delle controversie, eventualmente anche con la formulazione di una proposta conciliativa su istanza congiunta delle parti;

e) per ‘Responsabile dell’Organismo di Mediazione’ o, in breve, ‘Responsabile’ si intende la persona fisica cui sono attribuiti, con atto interno dell’Ordine, i compiti e le prerogative attribuiti dalla normativa vigente a tale soggetto o alla persona individuata come suo sostituto.

f) per ‘Segretario Generale’ si intende la persona fisica preposta alla direzione della Segreteria Amministrativa;

g) per ‘Presidente’ si intende il Presidente dell’Organismo di Mediazione;

h) per ‘SegreteriaAmministrativa’ si intende la struttura di supporto, comunque denominata, che cura la gestione amministrativa delle procedure di mediazione; a capo della Segreteria vi è il Responsabile dell’Organismo e, in sua assenza, il suo sostituto;

i) per ‘parte istante’ si intende la parte che avvia il procedimento di mediazione;

l) per ‘parte chiamata’ si intende la parte invitata dalla parte istante a partecipare al procedimento di mediazione;

m ) per ‘incontro preliminare’ si intende il primo incontro delle parti con il mediatore ad apertura del procedimento di mediazione, ai sensi e per gli effetti dell’art. 8, comma 1, del D. Lgs. 28/2010 come modificato dalla L. 9 agosto 2013 n. 98.

n) ai fini del presente regolamento i termini ‘mediazione’ e ‘conciliazione’ sono da intendersi equivalenti, cosଠcome quelli di ‘mediatore’ e ‘conciliatore’

Art. 2 – AMBITO DI APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO

I. In conformità  agli articoli 1, 2, 5 e 19 del D.Lgs n. 28 del 04/03/2010, il presente Regolamento si applica a tutti i procedimenti di mediazione instaurati innanzi all’Organismo di Mediazione dell’Ordine professionale degli Ingegneri della Provincia di Bologna in forza di un accordo,di una clausola contrattuale e/o statutaria, di un obbligo di legge, su invito o disposizione del giudice, su iniziativa di taluna o di tutte le parti e finalizzati alla conciliazione di controversie di natura civile e commerciale, vertenti su diritti disponibili, tramite l’assistenza di un mediatore indipendente, imparziale e neutrale.

II. Il Regolamento si applica alle controversie nazionali e internazionali tra due o più persone fisiche e/o giuridiche, comprese le controversie tra consumatori, tramite l’assistenza di uno o più mediatori indipendenti, imparziali e neutrali e comunque in conformità  con la normativa vigente.

III. Le controversie internazionali potranno essere soggette anche ad altro regolamento purché non contrastante con l vigente normativa, previo accordo tra l’Organismo, nella persona del Responsabile, e le parti.

IV. E’ onere esclusivo della parte istante qualificare la natura della controversia oggetto della procedura di mediazione.

V. La mediazione può svolgersi anche secondo le modalità  telematiche di cui all’allegato 5).

Art. 3 – ADEMPIMENTI DELLA SEGRETERIA

I. La Segreteria amministra il procedimento di mediazione sotto la direzione del Segretario Generale e del Responsabile dell’Organismo, ognuno per le sue rispettive competenze. Coloro che operano presso la Segreteria devono osservare l’obbligo di imparzialità  e di riservatezza, non devono entrare nel merito delle controversie oggetto di mediazione e non svolgere attività  di consulenza giuridica.

II. In particolare, la Segreteria:

a) verificata la conformità  dell’istanza di mediazione ai requisiti formali previsti dal presente Regolamento, la annota nel registro di cui al successivo punto c);

b) forma un apposito fascicolo per ogni procedimento di mediazione, garantendo adeguate modalità  di conservazione e riservatezza di tutti gli atti del procedimento ivi contenuti;

c) per conto del Responsabile predispone un registro, anche informatico, per ogni procedimento di mediazione, recante le annotazioni relative al numero progressivo, i dati identificativi delle parti, l’oggetto della controversia, il mediatore designato eventuali ausiliari e/o co-mediatori, la data dell’incontro preliminare, la durata del procedimento e il relativo esito;

d) verifica l’avvenuta effettuazione del pagamento delle spese di avvio del procedimento entro la data fissata per il primo incontro e delle spese di mediazione, prima della prosecuzione della procedura di mediazione ai sensi dell’art. 8, comma 1, D. Lgs 28/2010;

e) su richiesta di parte o anche d’ufficio, attesta per iscritto l’avvenuto deposito della domanda e/o l’avvenuta chiusura del procedimento.

f) informa altresଠle parti dei benefici fiscali previsti dagli artt. 17 e 20 del D.Lgs n. 28/2010 e le avverte che, ai sensi della vigente normativa, il giudice potrà  desumere dalla mancata partecipazione al procedimento argomenti di prova ai sensi dell’art. 116, comma 2, C.p.c.

III. La Segreteria, inoltre, in forma comprovante l’avvenuta ricezione:

a) invia alle parti diverse dall’istante copia della domanda di mediazione;

b) comunica a tutte le parti del procedimento il nominativo del mediatore designato, la data, l’ora e il luogo del primo incontro di mediazione, invitando la parte chiamata a comunicare, almeno quattro giorni prima dell’incontro, la propria adesione;

c) invita altresଠle parti a partecipare personalmente al procedimento, assistite da un avvocato nel caso di procedimenti di mediazione obbligatoria;

d) comunica alla parte istante l’eventuale adesione della parte chiamata

e) comunica a tutte le parti l’eventuale rinvio del primo incontro.

IV. Le comunicazioni di cui al punto III, lett. a) potranno anche avvenire a cura della parte istante.

V. La Segreteria, infine, di concerto con il Responsabile e/o con il Mediatore, può dichiarare concluso il procedimento dandone notizia alle parti in forma comprovante l’avvenuta ricezione:

a) qualora la parte istante l’abbia espressamente e motivatamente richiesto per iscritto;

b) in qualsiasi momento, nel caso in cui le parti dichiarino o dimostrino di non avere interesse a proseguire il procedimento;

c) qualora siano decorsi tre mesi dal deposito dell’istanza di mediazione, salvo diversa e congiunta richiesta scritta delle parti;

VI. Tutti i documenti non riservati, depositati dalle parti nel corso del procedimento, saranno disponibili in visione presso la Segreteria, la quale, conformemente al disposto dell’art. 7, comma 7 del D.M. 180/2010 non potrà  accettare comunicazioni riservate dirette al Mediatore.

Art. 4 – IL MEDIATORE, IL CO-MEDIATORE E I MEDIATORI AUSILIARI

I. Presso la Segreteria dell’Organismo è depositato l’Elenco dei Mediatori accreditati; l’Elenco è gestito, tenuto e aggiornato dal Responsabile dell’Organismo.

Per ciascun Mediatore è conservato un fascicolo contenente il curriculum del professionista, gli attestati relativi ai corsi frequentati, la documentazione inerente alle eventuali specializzazioni possedute e all’esperienza maturata in concreto, le schede di valutazione relative a ogni singola mediazione gestita, l’elenco degli altri Organismi di mediazione cui il professionista sia eventualmente iscritto.

II. Tutti i Mediatori iscritti dovranno essere in possesso dei requisiti di abilitazione previsti dalla vigente normativa e non potranno trovarsi in alcuna delle situazioni di incompatibilità  previste dalle norme di legge e/o regolamentari in materia ovvero dal Codice Etico allegato al presente Regolamento.

III. Prima dell’inizio del procedimento, ogni Mediatore è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di imparzialità  e indipendenza con espressa assunzione dell’obbligo di riservatezza su tutto quanto appreso per ragioni dell’opera o del servizio. All’atto della Mediazione e fino alla sottoscrizione della dichiarazione imparzialità , indipendenza e riservatezza, la Segreteria potrà  comunicare al Mediatore i soli nominativi delle parti, ai fini della verifica di eventuali cause di incompatibilità , nonché la materia oggetto di mediazione. Il Mediatore avrà  accesso al fascicolo della mediazione solo dopo aver reso la predetta dichiarazione.

In ogni caso il mediatore non potrà  rifiutare per più di due volte nel biennio l’incarico ricevuto, pena la cancellazione d’ufficio dall’elenco salva la sussistenza di giustificato motivo.

IV. E’ incompatibile il Mediatore che si trovi in una delle condizioni previste dall’art. 51, nn. 1, 2, 3, 4 e 5 C.p.c.

Nel caso in cui una causa di incompatibilità  dovesse insorgere successivamente alla sua nomina, ogni Mediatore dovrà  informare immediatamente il Responsabile dell’Organismo, il quale provvederà  alla sua sostituzione.

Nel caso in cui incompatibile sia il Responsabile dell’Organismo, della sua sostituzione decide il soggetto a questi gerarchicamente sovraordinato.

V. All’Organismo, al Mediatore, ai co-mediatori e ai mediatori ausiliari è fatto divieto di assumere diritti od obblighi connessi – direttamente o indirettamente – con la controversia oggetto di mediazione ad eccezione di quelli strettamente inerenti alla prestazione dell’opera o del servizio. Ai Mediatori ai co-mediatori e ai mediatori ausiliari è altresଠfatto divieto di svolgere la funzione di Arbitro, di Consulente Tecnico d’Ufficio o di Consulente Tecnico di Parte in qualsiasi procedimento connesso con la lite che costituisce oggetto di mediazione.

Non può altresଠassumere la funzione di Mediatore colui il quale abbia in corso rapporti professionali con una delle parti.

VI. Al Mediatore e ai suoi ausiliari è fatto assoluto divieto di percepire compensi sotto qualsiasi forma dalle parti.

VII. Il Mediatore, i co-mediatori e i mediatori ausiliari sono altresଠtenuti a:

a) informare immediatamente il Responsabile dell’Organismo, ed eventualmente le parti della mediazione in corso, di ogni vicenda soggettiva, anche sopravvenuta, che possa avere rilevanza agli effetti della procedura conciliativa. Nel caso il Mediatore sia il Responsabile dell’Organismo, le comunicazioni del caso verranno indirizzate al soggetto a questi gerarchicamente sovraordinato che provvederà  alla sua sostituzione;

b) eseguire personalmente la loro prestazione nel rispetto del presente Regolamento, del Codice Etico e della normativa vigente;

c) mantenere gli standard qualitativi richiesti dalla vigente normativa e dall’Organismo, provvedendo al proprio costante aggiornamento e formazione, avuto anche riguardo alle materie di diritto oggetto di mediazione obbligatoria ai sensi e per gli effetti del D.Lgs 28/2010 e successive modifiche;

d) corrispondere immediatamente a ogni richiesta organizzativa del Responsabile dell’Organismo.

VIII. E’ facoltà  del Mediatore segnalare in via preventiva all’Organismo le materie in relazione alle quali non ritiene di accettare incarichi.

Art. 5 – CRITERI E MODALITA’ DI NOMINA DEI MEDIATORI, CO-MEDIATORI E MEDIATORI AUSILIARI

I. Presa visione dell’istanza di mediazione, il Responsabile ‘ ovvero, in sua assenza, il segretario o ‘ in caso di sua impossibilità  – altro componente del consiglio dell’Organismo designa il Mediatore tra quelli inseriti nell’elenco di cui all’art. 4, comma I. Al fine di garantire l’imparzialità  nella prestazione del servizio si procederà  alla designazione del mediatore secondo criteri di: a) oggetto della controversia, b) specifica competenza; c) esperienza e percorsi formativi, eventualmente l’idoneità  e, comunque, l’imparzialità  del designato.

II. La nomina potrà  anche avvenire su indicazione congiunta delle parti, previa verifica da parte della Segreteria della sussistenza dei requisiti di cui al precedente comma.

III. Qualora si renda necessario ovvero anche su richiesta del Mediatore designato, il Responsabile potrà  nominare uno o più co-mediatori che coadiuvino il Mediatore nello svolgimento delle sue funzioni. La nomina di uno o più co-mediatori non comporterà  alcun onere aggiuntivo per le parti.

IV. Laddove ritenuto necessario, l’Organismo – per il tramite del Responsabile, del suo sostituto o delegato – si riserva la possibilità  di accordarsi con altri Organismi iscritti al Registro presso il Ministero della Giustizia per la nomina di singoli mediatori ad essi appartenenti. I predetti mediatori potranno anche non essere Ingegneri e venire designati sia come mediatori unici sia come co-mediatori e/o mediatori ausiliari presso l’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Ingegneri della Provincia di Bologna in base alle necessità  del caso. La loro designazione non comporterà  alcun onere aggiuntivo per le parti.

V. I Mediatori nominati ai sensi del precedente comma dovranno dichiarare di conoscere e di accettare il presente Regolamento nonché i compensi che l’Organismo di Mediazione corrisponde ai propri mediatori; nessun compenso aggiuntivo potrà  essere percepito per lo svolgimento dell’incarico affidato.

VI. Il Mediatore, comunque prescelto, comunicherà  alla Segreteria la sua accettazione dell’incarico entro e non oltre tre giorni dalla comunicazione della sua designazione. In mancanza, il Responsabile procederà  a nuova nomina.

VII. Le parti potranno comunque richiedere al Responsabile dell’Organismo, per giustificati motivi, la sostituzione del Mediatore. In caso di accoglimento dell’istanza si procederà  alla nomina di un nuovo mediatore.

VIII. Il Responsabile dell’Organismo provvederà  altresଠalla sostituzione del Mediatore qualora questi, nel corso del procedimento, rinunci all’incarico previa dichiarazione scritta e adeguatamente motivata, che dovrà  essere accettata dal Responsabile o dal suo sostituto.

Art. 6 – SEDE DELLA MEDIAZIONE

I. Il procedimento di Mediazione si svolge in via principale nella sede dell’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Ingegneri della Provincia di Bologna ovvero nelle ulteriori sedi comunicate e accreditate presso il Ministero della Giustizia.

II. In parziale deroga al punto precedente, previo consenso di tutte le parti, del Mediatore designato e del Responsabile dell’Organismo, il procedimento potrà  avvenire in altro luogo, se ritenuto giustificatamente più idoneo.

III. L’Organismo si riserva la facoltà  di aprire altre proprie sedi nella Provincia di Bologna ovvero anche di stipulare convenzioni con Associazioni ed Enti che desiderino che le procedure di mediazione vengano condotte dai Mediatori dell’Organismo a favore dei propri membri presso le proprie sedi.

Art. 7 – AVVIO, DURATA DEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE ED EFFETTI DELLA DOMANDA DI MEDIAZIONE

I. Il procedimento di Mediazione ha inizio a seguito della presentazione dell’apposita domanda, debitamente compilata e sottoscritta, il cui modello è reperibile sul sito internet dell’Organismo (http://www.ordingbo.it/servizi-2/organismo-di-mediazione) ed allegato al presente Regolamento e, in ogni caso, previo ricevimento della dichiarazione di indipendenza e riservatezza del mediatore designato.

II. Ai sensi dell’art. 4, comma 1, D.Lgs 28/2010, la domanda di mediazione dovrà  essere depositata presso la Segreteria con qualunque mezzo idoneo a comprovarne l’avvenuta ricezione.

III. La domanda di mediazione deve comunque contenere:

1. Il nome dell’Organismo di Mediazione;
2. I dati identificativi delle parti;
3. I recapiti delle parti ( indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail o pec se disponibile) in modo da consentire tutte le comunicazioni necessarie;
4. Il codice fiscale o la partita IVA delle parti;
5. I dati dell’avvocato che assiste la parte ( requisito eventuale nel caso di mediazione volontaria)
6. I dati identificativi di eventuali rappresentanti della parte e i loro recapiti;
7. L’indicazione dell’oggetto della controversia;
8. Le motivazioni della domanda;
9. Il valore della controversia in base ai criteri indicati nel codice di procedura civile;
10. Il consenso al trattamento dei dati personali ex D. Lgs. 196/2003.

La domanda può essere proposta anche nei confronti di più parti.

Possono essere depositate anche domande congiunte.

IV. All’istanza di mediazione, comunque formulata e inviata, dovranno essere allegati:

1. la ricevuta dell’avvenuto pagamento di Euro 40,00= oltre IVA a titolo di spese per l’avvio del procedimento di Mediazione. Nel caso di domande congiunte la somma di Euro 40,00= oltre IVA è dovuta da ognuna delle parti richiedenti;
2. copia del documento di identità  e del codice fiscale del richiedente;
3. copia del documento di identità  e codice fiscale dell’eventuale rappresentante nonché copia della relativa procura;
4. eventuali documenti a supporto delle proprie richieste;
5. l’eventuale dichiarazione della parte istante di anticipare per intero i costi del procedimento, fatta salva la possibilità  di una diversa ripartizione delle spese successiva all’espletamento del procedimento

V. Il deposito della domanda di mediazione nonché l’adesione della parte chiamata costituiscono accettazione del presente Regolamento, delle spese e delle indennità  di mediazione di cui alla tabella allegata.

VI. La Segreteria procede all’istruttoria della domanda depositata.

Qualora la domanda si presenti incompleta rispetto agli elementi sopra indicati oppure la parte istante non provveda al versamento delle spese di avvio, il Responsabile dell’Organismo tiene in sospeso la domanda invita la parte richiedente a provvedere al suo perfezionamento entro il termine di sette giorni dal ricevimento della comunicazione, decorsi inutilmente i quali non si darà  corso alla procedura.

VII. Il procedimento di mediazione – sia obbligatoria che volontaria – non potrà  avere durata superiore a mesi tre, salva diversa ed espressa volontà  delle parti. Il relativo termine decorre dal deposito dell’istanza di Mediazione.

Nel caso di mediazione disposta dal giudice, il termine decorre dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell’istanza.

VII. Le spese vive sostenute dall’Organismo per la convocazione delle parti chiamate sono a carico delle parti e dovranno essere saldate dalla parte istante anteriormente all’inizio del primo incontro.

IX. Successivamente al deposito dell’istanza di Mediazione, il Responsabile ovvero il suo sostituto provvederà  alla designazione del Mediatore, fissando il primo incontro nei termini di legge e dandone tempestivamente comunicazione alla Segreteria che provvederà  agli adempimenti successivi ai sensi dell’art. 3 del presente Regolamento.

Art. 8 – ADESIONE AL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE

I. La parte chiamata potrà  aderire trasmettendo alla Segreteria il modello di adesione pubblicato sul sito internet dell’Organismo (http://www.ordingbo.it/servizi-2/organismo-di-mediazione) ovvero altra dichiarazione scritta.

L’adesione dovrà  essere depositata presso la Segreteria con qualunque mezzo idoneo a comprovarne l’avvenuta ricezione

II. L’adesione dovrà  comunque contenere;

1. I dati identificativi della parte aderente
2. I suoi recapiti ( indirizzo, numero di telefono, indirizzo email o Pec se disponibili) in modo da consentire tutte le comunicazioni necessarie;
3. Il codice fiscale o la partita IVA dell’aderente;
4. I dati dell’avvocato che assiste la parte e i suoi recapiti ( requisito eventuale nel caso di mediazione volontaria );
5. I dati identificativi di eventuali rappresentanti della parte e i loro recapiti
6. Il consenso al trattamento dei dati personali ex D. Lgs. 196/2003;

III. All’adesione comunque formulata e inviata, dovranno essere allegati:

a) la ricevuta dell’avvenuto pagamento di Euro 40,00= oltre IVA a titolo di spese per l’avvio del procedimento di mediazione.

b) copia del documento di identità  e del codice fiscale dell’aderente;

c) copia del documento di identità  e codice fiscale dell’eventuale rappresentante nonché copia della relativa procura;

d) eventuali contestazioni ed eventuali documenti a supporto delle stesse.

IV. La parte chiamata, per giustificati motivi e previa autorizzazione della Segreteria potrà  dare una mera conferma verbale della propria partecipazione, fermo restando il pagamento anticipato delle spese di avvio di mediazione di cui al comma III del presente articolo.

V. In caso di mancata adesione e, comunque, in assenza della parte chiamata al primo incontro il Mediatore, alla presenza della parte istante, verbalizzerà  la mancata partecipazione della parte chiamata alla procedura di mediazione. La mediazione avrà  quindi esito negativo. E’ fatta salva la possibilità  per la parte istante di chiedere un breve rinvio del primo incontro per giustificati motivi e la discrezionalità  del Mediatore nel concedere il richiesto aggiornamento.

Art. 9 – PRESENZA DELLE PARTI, DEGLI AVVOCATI DELLE PARTI E RAPPRESENTANZA DELLE PARTI

I.MEDIAZIONE OBBLIGATORIA: nei procedimenti di mediazione obbligatoria ex art. 5, comma 1-bis D. Lgs. 28/2010 e succ. mod. é richiesto alle persone fisiche di partecipare personalmente agli incontri di mediazione. E’ consentito farsi rappresentare solo per gravi e giustificati motivi. A tal fine dovrà  essere rilasciata apposita procura al rappresentante, persona diversa dall’avvocato che assiste la parte.

L’eventuale accordo conciliativo dovrà  essere in ogni caso sottoscritto personalmente dalla parte interessata.

Le persona giuridiche parteciperanno all’incontro di mediazione per il tramite di un rappresentante munito dei necessari poteri per definire la controversia,

Le parti, ovvero i propri rappresentanti, dovranno essere assistiti da un avvocato in tutte le fasi della mediazione.

II.MEDIAZIONE VOLONTARIA: nei procedimenti di mediazione volontaria la parte persona fisica potrà  farsi assistere e/o rappresentare da persone di fiducia e/o da un avvocato.

Il rappresentante dovrà  essere munito di valida procura ma l’accordo dovrà  comunque essere sottoscritto personalmente dalla parte interessata.

Le persona giuridiche parteciperanno all’incontro di mediazione per il tramite di un rappresentante munito dei necessari poteri per definire la controversia.

Nel caso di mediazione volontaria non é richiesta l’assistenza di un avvocato. In ogni fase del procedimento di mediazione, tuttavia, il Mediatore potrà  consigliare in tal senso la parte sprovvista di difensore, concedendo un rinvio affinché essa se ne munisca.

III.MEDIAZIONE SU DISPOSIZIONE O SU INVITO DEL GIUDICE: nel caso di mediazione su disposizione o su invito del giudice é sempre richiesta la presenza personale delle parti, salvo giustificato motivo, assistite dai loro difensori.

L’eventuale accordo conciliativo dovrà  essere sottoscritto dalle parti personalmente.

Art. 10 – L’INCONTRO PRELIMINARE DI MEDIAZIONE

I. L’incontro preliminare di mediazione è previsto in ogni procedimento di mediazione sia obbligatoria sia volontaria sia delegata.

Nei procedimenti di mediazione obbligatoria e di mediazione su disposizione del giudice, nessuna indennità  è dovuta al Mediatore ai sensi di legge.

Nei procedimenti di mediazione volontaria e di mediazione conseguente a clausola contrattuale/ statutaria, si applicano al primo incontro le tariffe di cui alla tabella pubblicata sul sito dell’Organismo ( Allegato 1 ).

La somme dovute dovranno essere corrisposte alla Segreteria dell’Organismo prima dell’incontro preliminare.

II. Nel corso dell’incontro preliminare il Mediatore verifica la legittimazione delle parti e/o dei loro rappresentanti e/o dei loro Avvocati nonché la regolarità  delle convocazioni se alcuna delle parti chiamate sia assente.

Il Mediatore, poi, illustra e chiarisce alle parti e agli Avvocati, se presenti, la funzione e le modalità  di svolgimento della mediazione.

Il Mediatore, unitamente alle parti e ai loro eventuali difensori, individua le problematiche principali da discutere e invita i partecipanti alla mediazione ad esprimersi sulla possibilità  di proseguire il percorso di mediazione.

Nei procedimenti di mediazione obbligatoria, il Mediatore invita le parti sprovviste a munirsi di un avvocato che le assista e invita gli avvocati a far intervenire i propri assistiti, se assenti senza giustificato motivo e/o in assenza di un legittimo rappresentante.

III. Nel caso in cui le parti ritengano di dar corso alla mediazione, il Mediatore redige un verbale di accordo e impegno alla prosecuzione della mediazione, fissando la data del successivo incontro ovvero, se le parti lo ritengono, dando immediatamente corso alla mediazione.

In tale caso, prima di procedere oltre, le parti dovranno regolarizzare la loro posizione presso la Segreteria con il pagamento delle indennità  di mediazione previste.

IV. Nel caso in cui le parti abbiano trovato già  in questa sede un accordo e previa regolarizzazione delle indennità  dovute presso la Segreteria, il Mediatore procederà  alla formalizzazione dell’accordo conciliativo.

V. Nel caso in cui le parti non ritengano di procedere oltre, il Mediatore redigerà  verbale di mediazione negativo.

VI. Nel caso in cui la parte chiamata non abbia aderito all’invito, il Mediatore redigerà  un verbale di mancata adesione e lo consegnerà  alla parte presente, purché in regola con i pagamenti.

Qualora ne ravvisasse l’opportunità  e/o la necessità , il Mediatore potrà  disporre un rinvio e fissare un nuovo incontro preliminare da comunicarsi agli assenti.

VII. L’incontro preliminare è fissato entro trenta giorni dal deposito dell’istanza e viene condotto senza alcuna formalità  anche procedurale.

VIII. In ogni caso, il mediatore svolgerà  l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata, rilasciando ‘ all’esito e per il tramite della segreteria ‘ il verbale attestante la mancata partecipazione della parte chiamata e il mancato accordo.

Art. 11 – IL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE E I POTERI DEL MEDIATORE

I. La Mediazione è condotta senza alcuna formalità  procedurale, nel rispetto della normativa vigente e del presente Regolamento.

Il Mediatore è libero di condurre gli incontri secondo le modalità  che ritiene più opportune, tenute presenti le circostanze del caso, le esigenze e la volontà  delle parti nonché la necessità  di addivenire a una risoluzione condivisa della controversia nel più breve tempo possibile.

II. A tal fine, il Mediatore potrà  tenere incontri congiunti e separati con le parti e/o con i loro difensori.

III. Il Mediatore è tenuto alla riservatezza in relazione a tutto quanto dallo stesso appreso nel corso della mediazione. Il Mediatore non potrà  comunicare all’altra parte quanto appreso nel corso delle sessioni separate ovvero consegnare all’altra parte documenti indicati come riservati, salva espressa autorizzazione della parte interessata.

IV. Le sessioni, congiunte o separate, non saranno soggette a verbalizzazioni pedisseque. Il verbali che verranno redatti all’esito di ciascun incontro daranno atto dell’esito dello stesso, delle persone presenti e degli accordi raggiunti laddove non contenuti in un separato atto che costituirà  allegato al verbale di mediazione stesso. I verbali potranno riportare quanto richiesto espressamente dalle parti nell’osservanza della vigente normativa e nel rispetto degli obblighi di legge in materia di riservatezza.

V. Il Mediatore non potrà  in alcun modo dare pareri giuridici o fornire assistenza di natura legale alle parti.

VI. E’ facoltà  del Mediatore aggiornare gli incontri al fine di permettere alle parti di valutare le reciproche proposte, acquisire e produrre documenti dei quali appaia necessaria l’acquisizione, redigere documenti e/o accordi ovvero per qualsiasi altra ragione ritenuta idonea ad agevolare la conciliazione.

VIII. Nel caso in cui non si pervenga a un accordo, in qualsiasi fase della procedura di mediazione, il Mediatore potrà  valutare con le parti la possibilità  di ricorrere a un’altra procedura di risoluzione alternativa delle controversie.

Art. 12 – LA PROPOSTA CONCILIATIVA

I. Dell’intervenuto accordo delle parti viene dato atto nel verbale di chiusura del procedimento di mediazione.

II. La proposta conciliativa potrà  essere verbalizzata solo nel caso in cui ciಠvenga richiesto da tutte le parti che partecipano alla mediazione.

Prima di formulare la proposta, il Mediatore – per il caso in cui la proposta non venisse accettata, – informa le parti che:

a) se il provvedimento che definisce il futuro, eventuale giudizio, corrisponderà  interamente al contenuto della proposta, il giudice escluderà  la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice che abbia rifiutato la proposta, riferibili al periodo successivo alla formulazione della stessa, e la condannerà  al rimborso delle spese sostenute dalla parte soccombente relative allo stesso periodo, ivi compresi i compensi dovuti al mediatore e all’esperto eventualmente nominato,nonché al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di un’ulteriore somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto, ferma l’applicabilità  degli artt. 92 e 96 del Codice di procedura civile;

b) se il provvedimento che definisce il futuro, eventuale giudizio, non corrisponderà  interamente al contenuto della proposta, il giudice – al ricorrere di gravi ed eccezionali ragioni – potrà  nondimeno escludere la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice per l’indennità  corrisposta al mediatore e per il compenso dovuto all’esperto.

III. In ogni caso e salva espressa autorizzazione delle parti, la proposta non potrà  contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento. La sottoscrizione del verbale ovvero dell’accordo conciliativo contenente dichiarazioni rese o informazioni acquisite nel corso del procedimento equivale ad espresso consenso alla loro trascrizione a verbale con rinuncia alla riservatezza di quanto riportato.

IV. La proposta non potrà  altresଠessere verbalizzata ove la clausola di mediazione contrattuale o statutaria lo escluda e nel caso in cui alla mediazione non abbiano partecipato una o più parti.

V. Il Mediatore potrà  procedere alla formulazione di una proposta solo su istanza congiunta di tutte le parti nei casi di mediazione obbligatoria, volontaria o conseguente a clausola contrattuale o statutaria.

VI. Il Mediatore si riserva il diritto di non formulare comunque una proposta quando ritenga di non aver acquisito elementi sufficienti a tal fine. In tale caso, laddove le parti non forniscano alcun ulteriore elemento a supporto, il Mediatore redigerà  verbale di mediazione con esito negativo.

VII. In via generale, la proposta di mediazione è formulata e/o verbalizzata solo dal mediatore designato per la procedura di mediazione o dal mediatore che l’abbia sostituito in forza di apposito provvedimento. Un mediatore diverso potrà  essere a tal fine designato dal Responsabile dell’Organismo solo in presenza di richiesta scritta motivata e a seguito dell’espletamento di almeno un incontro con il nuovo Mediatore, la cui designazione sarà  vincolante per le parti.

In parziale deroga di quanto sopra, il verbale negativo potrà  essere redatto da un Mediatore dell’Organismo diverso da quello originariamente designato, solo nel caso di mancata partecipazione o adesione della parte chiamata.

VIII. Salvi i casi in cui la proposta debba essere formulata verbalmente, la stessa verrà  comunicata alle parti per iscritto entro quindici giorni dalla richiesta congiunta delle parti e, comunque,non oltre il termine di tre mesi dall’inizio della procedura di mediazione.

Le parti faranno pervenire al Mediatore, per iscritto ed entro sette giorni dal ricevimento della proposta, la loro accettazione o il loro rifiuto.

In mancanza di risposta nel termine, la proposta si intende rifiutata.

IX. L’accordo conciliativo, se verbalizzato, viene sottoscritto dalle parti o dai loro rappresentanti (art. 9) e dal Mediatore.

Nel caso di sottoscrizione dell’accordo anche da parte degli avvocati delle parti, gli stessi attestano e certificano la conformità  dello stesso alle norme imperative di legge e all’ordine pubblico. Il verbale cosଠredatto e sottoscritto avrà  immediata efficacia di titolo esecutivo.

In assenza della sottoscrizione degli avvocati delle parti e della su indicata attestazione e certificazione, il verbale potrà  essere omologato su istanza di parte dal competente Tribunale ai fini dell’acquisto dell’efficacia di titolo esecutivo.

Il Mediatore certifica l’autografia delle sottoscrizioni o l’impossibilità  di firmare della parte.

Al verbale viene allegato l’eventuale separato testo dell’accordo firmato dalle parti e/o dai loro rappresentanti e/o avvocati muniti di apposita procura ( art. 9 ).

X. Il verbale e l’eventuale separato accordo devono essere redatti in tante copie originali quante sono le parti oltre a una copia originale per la Segreteria. Per copia originale si intende una copia recanti tutte le sottoscrizioni in originale.

XI. Qualsiasi accordo raggiunto non è giuridicamente vincolante se non redatto in forma scritta e regolarmente sottoscritto dalle parti o dai loro legittimi rappresentanti.

XII. Limitatamente ai soli casi di Mediazione su disposizione e/o invito del giudice, il Mediatore potrà  formulate un’autonoma proposta conciliativa alle parti, osservati tutti gli adempimenti di legge.

Art. 13 – CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE

I. Il procedimento di Mediazione si considera concluso quando:

a) le parti hanno raggiunto un accodo conciliativo o hanno aderito alla proposta formulata dal Mediatore;

b) non c’é possibilità  di addivenire a una conciliazione anche solo parziale della controversia ovvero una delle parti non aderisca alla proposta formulata dal Mediatore;

c) sono decorsi tre mesi dal deposito dell’istanza di mediazione o dal termine assegnato dal giudice o dalla data del suo invito, salvo diversa volontà  delle parti da documentarsi in forma scritta a verbale;

d) se alcuna delle parti non partecipa al procedimento benché regolarmente convocata. Se, tuttavia, la parte convocata non risulti essere necessaria, conformemente alle previsioni in materia del Codice di procedura civile, e le parti presenti manifestino tale volontà , la mediazione potrà  proseguire tra tali parti.

La sospensione o la cancellazione dell’Organismo dal Registro non hanno effetto sulla validità  dei procedimenti in corso; la loro prosecuzione verrà  regolata conformemente al disposto di cui all’art. 19 del presente Regolamento.

II. Il Mediatore dà  atto di quanto sopra in apposito verbale sottoscritto dalle parti e dai difensori, se presenti.

Il verbale cosଠredatto e sottoscritto, unitamente all’eventuale separato accordo conciliativo, è trasmesso immediatamente alla Segreteria dell’Organismo.

III. Ogni parte può chiedere al Responsabile il rilascio della propria copia originale del verbale nonché il rilascio di copie conformi per le quali ultime dovranno essere corrisposti i relativi diritti di Segreteria.

IV. Ai fini del rilascio di ogni tipo di verbale, la parte richiedente dovrà  essere in regola con il pagamento di tutte le somme dovute all’Organismo di Mediazione a qualsiasi titolo.

V. Al termine di ogni procedimento, viene consegnata a ogni parte la scheda di valutazione del servizio che la parte deve compilare e consegnare contestualmente alla Segreteria.

Art. 14 – NOMINA DI UN ESPERTO

I. Nelle controversie che richiedano specifiche competenze tecniche, diverse da quelle possedute dal Mediatore nominato e la natura della controversia lo renda necessario il Mediatore, acquisito il previo consenso delle parti, potrà  chiedere al Responsabile dell’Organismo la nomina di un esperto ai sensi dell’art. 8, comma 4 D. Lgs 28/2010. Le parti potranno congiuntamente indicare il nominativo di un esperto che verrà  convocato, in nome e per conto delle parti, con provvedimento del Responsabile tramite la Segreteria.

II. La nomina, che verrà  comunque conferita personalmente dalle parti, è altresଠsubordinata all’impegno sottoscritto da almeno una parte a sostenere gli oneri della perizia, sulla base del tariffario stabilito per i Consulenti tecnici d’Ufficio del Tribunale di Bologna o diversamente concordati tra l’esperto e le parti.

III. Della congiunta volontà  delle parti nonché dell’impegno a sostenere gli oneri peritali verrà  dato atto nel verbale conclusivo dell’incontro.

IV. All’esperto si applicano le disposizioni del presente Regolamento in materia di incompatibilità  e imparzialità  del mediatore, nonché le regole di riservatezza.

Art. 15 – RISERVATEZZA E DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI

I. Il procedimento di mediazione ha carattere riservato.

II. Tutto quanto viene dichiarato nel corso degli incontri o nelle sessioni separate non può essere registrato o pedissequamente verbalizzato, tranne la volontà  delle parti – all’esito dell’incontro preliminare – di voler proseguire o non proseguire la mediazione, senza tuttavia l’indicazione delle motivazioni.

E’ tuttavia consentito prendere appunti. Successivamente alla conclusione del procedimento di mediazione il Mediatore provvederà  alla distruzione di quelli da lui presi.

III. Il Mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono a qualsiasi titolo nel procedimento di mediazione non potranno divulgare a terzi i fatti e le informazioni acquisite nel corso delle sessioni e, slavo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni, il Mediatore e chiunque sia presente alle sessioni private è altresଠtenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti.

IV. Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio che abbia, totalmente o parzialmente, il medesimo oggetto del procedimento di mediazione, salvo il consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni. Sul contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio.

V. Il Mediatore, i co-mediatori, i Mediatori ausiliari, gli esperti, i tirocinanti, i consulenti, gli avvocati e chiunque altro abbia a qualunque titolo preso parte al procedimento di mediazione o anche a solo una fase o una sessione di esso, non potrà  deporre innanzi all’Autorità  Giudiziaria o ad altra Autorità  sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni tutte acquisite in ragione del proprio ufficio.

VI. Ogni parte ha diritto di accesso agli atti del procedimento di mediazione che la Segreteria, sotto la vigilanza del Responsabile, è tenuta a custodire e conservare in un apposito fascicolo registrato recante un numero di individuazione progressivo nell’ambito del registro – cartaceo o informatico – degli affari di mediazione per un periodo di tre anni dalla conclusione della procedura.

V. Nello specifico, le parti hanno diritto di accesso agli atti del procedimento da loro depositati all’atto dell’istanza o dell’adesione, durante le sessioni congiunte e durante le proprie sessioni separate con il Mediatore.

VI. L’accesso è in ogni caso negato in relazione agli atti di controparte depositati nel corso delle sessioni private con il Mediatore.

VIII. la Segreteria non accetta il deposito di atti in originale, ma solo in copia semplice ovvero in copia conforme autenticata.

Art. 16 – SPESE DI AVVIO, SPESE / INDENNITA’ DI MEDIAZIONE, PATROCINIO A SPESE DELLO STATO

I. Le parti sono tenute al pagamento di tutte le spese e indennità  di mediazione in via solidale.

II.Le spese di avvio sono da intendersi quali spese di copertura della gestione amministrativa. Sono dovute da tutte le parti del procedimento.

III. La parte istante dovrà  provvedere al loro pagamento:

a) contestualmente al deposito della domanda di mediazione, se effettuato presso la Segreteria dell’Organismo ovvero

b) allegare la ricevuta dell’effettuato versamento nel caso in cui la domanda di mediazione venga inviata all’Organismo a mezzo posta ovvero in via elettronica.

La Segreteria potrà  chiedere alla parte istante il pagamento delle spese vive sostenute per le comunicazioni della domanda di mediazione alle altre parti.

IV. La parte chiamata dovrà  provvedere al pagamento delle spese di avvio mediazione:

a) contestualmente al deposito della dichiarazione di adesione, se effettuato presso la Segreteria dell’Organismo ovvero

b) allegare la ricevuta dell’effettuato versamento nel caso in cui la dichiarazione di adesione venga inviata all’Organismo a mezzo posta ovvero in via elettronica.

La Segreteria potrà  chiedere alla parte chiamata il pagamento delle spese vive sostenute per le comunicazioni dell’accettazione alla parte istante.

V. In ogni caso, le parti dovranno provvedere alla regolarizzazione dei pagamenti prima dell’inizio dell’incontro preliminare. ivi comprese le spese che l’Organismo abbia sostenuto per ulteriori comunicazioni di qualunque tipo alle parti.

VI. Spese / indennità  di mediazione ‘ le somme dovute dalle parti per la mediazione sono quelle di cui all’allegato 1), parte integrante del presente Regolamento. Le somme ivi riportate rappresentano le spese di avvio della Mediazione e le indennità  di mediazione. Non includono l’IVA e sono da considerarsi dovute da ciascuna parte.

A tali somme dovrà  essere aggiunto, come per legge:

a) il rimborso delle spese sostenute dall’Organismo per le comunicazioni alle parti e gli adempimenti amministrativi;

b) il rimborso di ogni eventuale spesa anticipata a qualsiasi titolo dall’Organismo.

V. Ai fini della determinazione delle tariffe, per ‘accordo conciliativo’ si intende qualsiasi accordo stragiudiziale, anche se parziale o sottoposto a termini e/o condizioni, che venga concluso successivamente all’inizio del procedimento di mediazione, durante o al di fuori delle sessioni di mediazione, che abbia natura conciliativa o transattiva, patrimoniale o non patrimoniale e che intervenga tra tutte le parti del procedimento o solo tra alcune di esse, estinguendo ‘ anche parzialmente ‘ la controversia oggetto di mediazione.

VI. Al termine della mediazione le parti sono tenuta a saldare immediatamente ogni spettanza dovuta all’Organismo, compresa ogni spesa o maggiorazione prevista dal presente Regolamento, dall’allegato A e/o dalle norme di legge vigenti in materia.

VII. Salvo diverso accordo scritto tra le parti, tutte le somme da corrispondere all’Organismo per il procedimento di mediazione verranno tra di esse ripartite in parti eguali; tali somme saranno comunque dovute in solido da ciascuna parte che abbia preso parte o aderito al procedimento.

VIII. Fatto salvo quanto diversamente previsto dalle normative vigenti, tutte le parti, compresa quella che abbia rinunciato alla mediazione dopo la presentazione dell’istanza, sono solidalmente obbligate all’integrale pagamento delle somme dovute dall’Organismo.

IX. L’Organismo non anticiperà  a nessun titolo i compensi dovuti agli esperti. Le parti dovranno dimostrare di aver proceduto al saldo integrale delle relative spettanze alla prima sessione utile e, comunque, all’esito della procedura di mediazione.

X. Patrocinio a spese dello Stato ‘ L’organismo accetta i casi di gratuito patrocinio limitatamente ai procedimenti di mediazione obbligatoria, conformemente al disposto di cui all’art. 17, comma 5 bis D.Lgs 28/2010. A tal fine, la parte è tenuta a depositare presso l’Organismo:

• apposita dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà  con sottoscrizione autenticata nonché a produrre la pena di inammissibilità :

• modello ISEE;
• dichiarazione dei redditi con allegata ricevuta telematica di trasmissione e certificazione del soggetto che ha inviato la dichiarazione dei redditi, attestante la veridicità  di quanto inviato;
• certificato di stato di famiglia aggiornato;
• se convivente con altra persona: dichiarazione dei redditi del convivente con allegata ricevuta telematica di trasmissione e certificazione del soggetto che ha inviato la dichiarazione dei redditi, attestante la veridicità  di quanto inviato;
• dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà  attestante l’assenza di reddito;

Art. 17 ‘ Il tirocinio del Mediatori

1. In conformità  all’art. 8 D.M. 180/2010 come modificato dall’art. 145/2011, il Responsabile dell’Organismo ‘ compatibilmente con il numero, le esigenze e le richieste delle parti nonché avuto riguardo alla natura e alla complessità  della controversia ‘ predisporrà  le misure più idonee al fine di consentire il tirocinio assistito dei mediatori.
2. Il tirocinio assistito non crea alcun rapporti di natura economica tra il tirocinante e l’Organismo e si intende effettuato a titolo gratuito.
3. Il tirocinante è tenuto agli stessi obblighi di diligenza e riservatezza cui debbono conformarsi i mediatori e i loro ausiliari nonché al rispetto del Codice Etico dell’Organismo.
4. L’Organismo consente, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 4, comma 3, lettera c) D.M. 18/2010 come modificato dal D.M. 145/2011 – gratuitamente e dietro presentazione di apposita richiesta scritta unitamente a dichiarazione firmata di riservatezza e conoscenza del Regolamento e del Codice Etico dell’intestato Organismo ‘ ai mediatori abilitati di altri Organismi di Mediazione iscritti nell’apposito Registro, di partecipare quali tirocinanti a singole sessioni di mediazione presso l’Organismo stesso.
5. Il tirocinio dei Mediatori esterni verrà  regolato compatibilmente con le prioritarie esigenze di tirocinio dei Mediatori accreditati presso l’intestato Organismo.

Art. 18 – Registro degli affari di mediazione, conservazione del fascicolo del procedimento, trattamento dei dati personali e rendicontazione

I. La Segreteria, sotto la supervisione del Responsabile dell’Organismo e/o del suo sostituto, tiene ed aggiorna il Registro degli affari di mediazione, annotandovi ogni procedura di mediazione in conformità  alle disposizioni di legge vigenti.

II. I fascicoli relativi alle singole procedure verranno conservati per tre anni dalla data di conclusione del procedimento.

III. Le parti potranno accedere e richiedere copia degli atti depositati fatta eccezione per quelli indicati come riservati. Il diritto d’accesso riguarda gli atti depositati all’atto dell’istanza di mediazione o della conferma di partecipazione, durante le sessioni comuni e, per ciascuna parte, gli atti depositati nel corso delle proprie sessioni separate.

IV . I dati raccolti sono trattati nel rispetto delle disposizioni del D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 e successive modifiche. Titolare del Trattamento è il Responsabile dell’Organismo.

V. A far data dal secondo anno di iscrizione, entro il 31 marzo di ogni anno, l’Organismo trasmetterà  al Responsabile presso il Ministero della Giustizia il rendiconto della gestione sugli appositi modelli ministeriali.

Art. 19 ‘ Sospensione o cancellazione dell’Organismo di Mediazione

I. Nel caso di sospensione o cancellazione dell’Organismo dal Registro presso il Ministero della Giustizia, il Responsabile dell’Organismo comunicherà  immediatamente alle parti delle procedure di mediazione in corso l’intervenuta impossibilità  di proseguire il servizio di mediazione, invitandole a scegliere altro Organismo per il prosieguo e mettendo a loro disposizione i documenti eventualmente depositati. Il fascicolo della procedura verrà  inviato al nuovo organismo designato entro sette giorni dalla comunicazione del nominativo alla Segreteria.

Art. 20 ‘ Responsabilità  delle parti

I . E’ di esclusiva competenza delle parti verificare:

a) l’assoggettabilità  della controversia alla procedura di mediazione;

b) eventuali esclusioni o preclusioni che non siano state espressamente segnalate all’atto del deposito dell’istanza e non riconducibili alla condotta negligente dell’Organismo;

c) il contenuto dell’istanza di mediazione con l’indicazione dell’oggetto, della natura della controversia, delle ragioni della pretesa, la disponibilità  dei diritti fatti valere, l’à¬ndicazione del valore della controversia;

d) l’indicazione dei soggetti nei cui confronti viene presentata la domanda anche in riferimento a un eventuale litisconsorzio necessario;

e) i recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;

f) la competenza territoriale dell’Organismo di Mediazione ai fini del D.Lgs 28/2010

g) la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;

h) le dichiarazioni relative alla sussistenza dei requisiti per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato ex art. 76, D.P.R. 30 maggio 2002 n. 115;

i) ogni altra dichiarazione fornita all’Organismo o al Mediatore dal deposito dell’istanza alla conclusione della procedura.

II . In ogni caso, l’Organismo non potrà  essere ritenuto responsabile di eventuali decadenze e/o intervenute prescrizioni conseguenti a:

a) ritardata effettuazione di comunicazioni urgenti in assenza di espressa indicazione dell’urgenza delle stesse ed accettazione dell’Organismo di procedervi personalmente;

b) imprecisa, inesatta individuazione dell’oggetto della domanda o del diritto tutelato ad opera dell’istante.

In entrambi i casi, uniche responsabili saranno le parti interessate; la parte istante potrà  sempre procedere a propria cura alla comunicazione di avvenuto deposito della domanda di mediazione anche senza l’indicazione della data dell’incontro.

• Art. 21 ‘ Legge applicabile

I. La Mediazione è interamente regolata dalla legge italiana.